Όταν όλες οι άλλες προπαρασκευαστικές δραστηριότητες είναι σε λειτουργία, μπορείτε να αρχίσετε να φροντίζετε μια άλλη θεμελιώδη πτυχή του Hackathon: την επιλογή των αρμόδιων, δεσμευμένων και διαθέσιμων λύσεων! Ο ‘φορέας λύσης’ είναι οποιοσδήποτε δημόσιος ή ιδιωτικός οργανισμός, ή μια άτυπη ομάδα νέων, που μπορεί να αποδειχθεί ενεργός στην κοινωνική πρόκληση που αντιμετωπίζει το Hackathon και να παρέχει μια πειστική λύση σε μία από τις προτεινόμενες προκλήσεις.
Παρόλο που μπορεί να θέλετε να οριοθετήσετε το γεωγραφικό πεδίο του κοινωνικού σας Hackathon, που περιλαμβάνει για παράδειγμα οργανισμούς που λειτουργούν μόνο σε τοπικό, περιφερειακό ή εθνικό επίπεδο, είναι πολύ σημαντικό να διασφαλιστεί μια ανοιχτή διαδικασία επιλογής δημοσιεύοντας και διαδίδοντας ευρέως μια δημόσια κλήση δύο μήνες πριν από την εκδήλωση.
Δημιουργία ομάδων… μια πραγματική πρόκληση!
Μία από τις πιο δύσκολες πτυχές στην οργάνωση ενός Social Hackathon είναι η δυνατότητα δημιουργίας ισορροπημένων ομάδων με κίνητρα, προσπαθώντας να μην αγνοήσει τις προσδοκίες όλων εκείνων που συμμετέχουν στην εκδήλωση. Αφού πειραματιστήκαμε με πολλά διαφορετικά μοντέλα κατά τη διάρκεια των διαφόρων εκδόσεων του Social Hackathon Umbria (από το σχέδιο με κλήρωση έως τις μίνι προκλήσεις πριν από τον διαγωνισμό, συμπεριλαμβανομένης της άμεσης ανάθεσης από τους διοργανωτές ή τους εκπαιδευτές), μάθαμε ότι η συμμετοχική στρατηγική είναι η πιο αποτελεσματική.
Κατά τη διάρκεια της περιόδου μεταξύ της επιλογής των τελικών λύσεων και του Hackathon, η οποία είναι συνήθως και θα πρέπει να είναι τουλάχιστον ενός μήνα, θα πρέπει να επιτρέψετε και να υποστηρίξετε όλους τους ηθοποιούς (αναμένεται να συμμετάσχουν σε μία από τις ομάδες συν-δημιουργίας) για αλληλοσυνδέονται και αρχίζουν να συν-σχεδιάζουν την επιχειρησιακή στρατηγική που θέλουν να εφαρμόσουν κατά τη διάρκεια του Hackathon.
Η τελευταία φάση στην οργάνωση ενός Social Hackathon ξεκινά μετά την επιλογή των λύσεων που παρέχει και απαιτεί την ενεργοποίηση όλων των πόρων που έχετε σχεδιάσει για τις τελικές ρυθμίσεις και την υλοποίηση της εκδήλωσης. Σε αυτό το στάδιο, έχουν ήδη ξεκινήσει πολλές διαφορετικές διαδικασίες (εκπαίδευση, μάρκετινγκ, διοικητική μέριμνα, γραμματεία κ.λπ.) και πρέπει να είστε σε θέση να τις συντονίσετε προκειμένου να διευκολύνετε μια αποτελεσματική συνεργασία μεταξύ όλων των ατόμων (προσωπικού και εθελοντών) που μια συνεχής ανταλλαγή πληροφοριών πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση! Υπάρχουν δύο βασικά στοιχεία που πρέπει να σχεδιάσετε προσεκτικά και να επικοινωνήσετε με τον σωστό τρόπο: το πρόγραμμα της εκδήλωσης και ο κανονισμός Hackathon.
